Que la pandemia ha producido un cambio en la vida de las empresas y de las personas que la componen es una obviedad. Ninguna de las compañías a lo largo y a lo ancho del planeta pudo sostener una operatoria tal cual lo hacía a principios del 2020.
En este contexto, también resulta evidente que todas aquellas actividades apuntadas a la integración y formación de los equipos iban a sufrir cambios, así como también que los eventos empresariales se iban a reconvertir tomando distintos formatos.
Ante la imposibilidad de agrupar cierta cantidad de gente, la virtualidad cobró mucha importancia no solo en el día a día laboral sino también en la realización de encuentros para los distintos equipos de trabajo.
Este terreno, evidentemente virgen, trajo con sí un proceso lógico de prueba y error para entender cuáles eran las maneras de poder llevar adelante dichos encuentros de una forma entretenida, dinámica y efectiva. Algunas empresas incluso siguen en este proceso, por lo que aún se generan debates de cuáles son las mejores formas de abordar estos eventos.
Pero todas las compañías coinciden en una cosa: El hecho de que estemos inmersos en esta situación donde no existe la posibilidad de compartir un espacio de trabajo hace que sea muy necesario generar momentos de interacción ya sea para trabajar distintas dinámicas o simplemente para tener un tiempo de esparcimiento y unión con las personas que componen a las compañías.
A partir de estos 2 años de experiencia y más de 100 eventos virtuales realizados en ese lapso, hemos llegado a la conclusión de que hay una guía básica a seguir para asegurar el éxito de un encuentro virtual. La misma es de base totalmente empírica y se componen de 6 pasos que les vamos a detallar en esta nota.
1. DEFINIR UN STORYTELLING:
Todo comienza con la creación de un concepto rector que nos guiará a través de todo el proceso de producción del evento, basado en ¿qué mensaje queremos transmitir? y ¿cómo? …
Crear un storytelling es clave para definir la conexión del público con el evento y más específicamente con la marca, que ese vínculo que se genere sea positivo, profundo y personal. Gracias a la buena utilización de este recurso, logramos que los participantes transiten por diferentes emociones y se sientan parte del evento.
2. DEFINIR LA IDENTIDAD (NAMING):
Para cada evento es importante desarrollar un concepto rector que regirá todas las piezas de comunicación. A partir de un lineamiento a comunicar, se propone crear un logo, claim y frases motivacionales que bajen claramente el mensaje diseñado para el evento.
Hay que diseñar claim, naming, logo y un template de PPT para presentaciones, enviar vía newsletter, email y whatsaap la convocatoria, diseñar piezas para el evento (sócalos y banners), crear videos relacionados (previos y durante el evento).
3. TIMING:
Este es un punto de discusión entre los distintos organizadores. Desde nuestra experiencia, creemos que, si bien es importante que el evento no pase las 6 horas por cuestiones de atención de los participantes, es más importante la realización de la agenda que la duración en sí.
La base para un buen evento es la correcta planificación del mismo. Es necesario tener en claro qué va a ocurrir en el evento y cómo vamos a organizarlo. Para ello, planteamos el timing del evento. Éste timing es fundamental para establecer una correcta distribución de las actividades.
Antes que nada, hay que plantear la modalidad del evento (semi presencial o virtual), luego definir la duración que queremos que tenga el mismo y establecer los posibles espacios para actividades de Team Building, actividades lúdicas, charlas de speakers, charlas institucionales de referentes de la compañía, breaks, etc.
La agenda tiene que romper con la monotonía, tiene que mezclar actividades netamente realizadas para el objetivo de la junta con otras que sirvan de esparcimiento. También es importante darle a los participantes momentos de descanso por más que sean 5 o 10 minutos.
También, esta organización nos permite coordinar las acciones previas o extras como las piezas de comunicación, invitaciones, kits gastronómicos, regalos corporativos, etc. Como dijimos, un aspecto clave y fundamental para el éxito de cualquier evento.
4. SELECCIONAR ACTIVIDADES POR FUERA DEL OBJETIVO PRINCIPAL:
Como dijimos, las actividades que salgan del objetivo principal del evento hacen que los participantes cambien un poco de aire y además, permite a las empresas poder trabajar otras cuestiones más allá de las meras informativas.
Lo que vivimos en los eventos virtuales nos marca que la mejor manera de abordar estos espacios es de manera lúdica, permitiendo a los participantes fijar conocimientos adquiridos durante el evento, trabajar en cuestiones como la comunicación y trabajo en equipo y, además, divertirse junto a sus compañeros.
El hecho de poder adaptar estas experiencias a la vida de las compañías y porque no, a eventos sociales (fechas patrias, eventos deportivos, fechas internacionales) que estén ocurriendo al mismo tiempo, hace que los participantes se involucren aun más obteniendo mejores resultados.
5. DEFINIR LA TÉCNICA:
Una vez definida la agenda y las actividades que van a componer al evento, es necesario entender cuál es la mejor forma de abordarlo técnicamente. En este sentido, hay muchas empresas que tienen restricciones desde el punto de vista de seguridad informática por lo que las opciones se acotan demasiado. En estos casos, hay que revisar si las actividades programas pueden ser corridas en la plataforma elegida.
Por ejemplo: Zoom tiene determinadas características que permite dividir fácilmente a la audiencia en salas, otras plataformas no tienen esta posibilidad por lo que, si deciden realizar actividades por subgrupos, Zoom sería una buena opción.
Desde otro punto, hay un factor que lamentablemente no se puede controlar que es básicamente el nivel de conexión de los hogares de nuestros empleados. En ese caso, lo mejor es brindarles recomendaciones para asegurar que la poca o mucha señal que tengan este 100% disponible para el evento.
La técnica es un factor fundamental a la hora de un evento, por mas que tengas la mejor agenda, con las mejores actividades y presentaciones, si falla la técnica, falla todo. Increíblemente es una de las cosas mas subestimadas en los procesos internos de organización de eventos.
6. CUESTIONES ADICIONALES
Por último, es importante mencionar que existen muchas cuestiones adicionales que hacen que un evento virtual tenga mayor éxito y genere un mayor engagement con los participantes.
Llamamos cuestiones adicionales a aquellas que exceden a los que pasa en la pantalla, pero aun así están relacionada a ella.
Un ejemplo claro podría ser el envío de un box de distintos artículos familiarizados con la temática, a los hogares de los participantes, ya sea comida, indumentaria o accesorios. Otro caso podría ser una serie de actividades previas al evento que sirvan como parangón al mismo y cuyos resultados sean mostrados en el encuentro.
CONCLUSIÓN:
La virtualidad nos plantea un gran desafío a los organizadores de eventos: Poder traspasar la pantalla.
Bajo esta premisa es que un evento debe ser pensado. Hay que apelar a la emocionalidad de los participantes, hay que lograr integrar al mismo haciendo que deje de ser un simple espectador para pasar a ser una parte activa del encuentro, hay que hacer que todos sus sentidos estén a disposición de la experiencia y sobre todo las cosas, hay que lograr transmitir de manera efectiva lo que se desea comunicar.
Estos tiempos de cambios no son fáciles para nadie, pero aquellos que se adapten mas rápido y muestran la mayor resiliencia son los que van a lograr el éxito en cualquiera de los ámbitos que se les ocurra.